Tyyppi
Näkökulmat
Moni salin omistaja lykkää järjestelmän vaihtoa, koska se tuntuu isolta projektilta. Kun asiat tehdään oikeassa järjestyksessä, vaihto sujuu ilman katkoksia jäsenille. Tämä tarkistuslista auttaa valmistelemaan vaihdon.
1. Selvitä nykytilanne
Mitä järjestelmiä käytät nyt jäsenrekisteriin, varauksiin, kulunvalvontaan, laskutukseen ja verkkosivuihin?
Paljonko ne maksavat yhteensä kuukaudessa?
Mikä on kunkin sopimuksen irtisanomisaika?
Mitkä tehtävät vievät eniten aikaa respassa?
Kun tiedät nykyiset kulut ja irtisanomisajat, voit valita vaihtopäivän niin, ettei maksa kahdesta järjestelmästä turhaan.
2. Vie jäsentiedot talteen
Pyydä nykyiseltä toimittajalta jäsentiedot tiedostona, esimerkiksi CSV- tai Excel-muodossa. Tarkista, että tiedostossa on ainakin nimet, yhteystiedot, jäsenyystyypit ja jäsenyyksien voimassaoloajat. Säilytä tiedosto turvallisesti, koska se sisältää henkilötietoja.
3. Selvitä maksujen siirto
Toistuvien maksujen siirto on vaihdon tärkein yksittäinen asia. Kysy nykyiseltä maksunvälittäjältä, voiko toistuvat veloitukset siirtää vai pitääkö jäsenten hyväksyä maksu uudelleen. Jos jäsenten pitää toimia, kerro siitä heille hyvissä ajoin ja tee hyväksymisestä mahdollisimman helppoa.
4. Tarkista kulunvalvonta
Selvitä, mitä ovilaitteita ja kulunvalvontaa salillasi on. Kysy uuden järjestelmän toimittajalta, toimivatko nykyiset laitteet sen kanssa vai tarvitaanko muutoksia.
5. Kokeile ennen päätöstä
Käytä kokeilujakso hyödyksi. Tuo koeaineisto järjestelmään, rakenna tuntiaikataulu ja käy läpi arjen tehtävät: sisäänkirjaus, varaus, jäsenyyden myynti ja maksun tarkistus. Pyydä respan työntekijää kokeilemaan samoja asioita.
6. Valitse vaihtopäivä
Kuukauden vaihde on usein luonteva hetki, koska laskutusjaksot alkavat silloin. Vältä kiireisintä sesonkia, kuten tammikuuta ja syyskuun alkua.
7. Kerro jäsenille
Kerro vaihdosta jäsenille viimeistään kaksi viikkoa etukäteen. Kerro, mitä muuttuu, mistä uuden sovelluksen saa ja pitääkö heidän tehdä jotain. Lyhyt ja selkeä viesti vähentää kysymyksiä respassa.
8. Perehdytä henkilökunta
Käy henkilökunnan kanssa läpi yleisimmät tehtävät ennen vaihtopäivää. Anna jokaiselle oma käyttäjätunnus ja rooliin sopivat käyttöoikeudet.
9. Pidä vanhat tiedot saatavilla
Älä sulje vanhaa järjestelmää heti vaihtopäivänä. Varmista, että pääset tarvittaessa katsomaan vanhoja tietoja ja että kirjanpidon edellyttämät tiedot on tallessa.
Näin vaihto tehdään LIIKEen
LIIKEen vaihtaminen ei vaadi käyttöönottoprojektia. Yrittäjä tuo nykyiset jäsenet yhdellä tiedostolla, lisää tunnit, jäsenyydet ja hinnat ja avaa varaukset omilla verkkosivuillaan. Käyttöönotto on maksuton, ja järjestelmää voi kokeilla 15 päivää ennen päätöstä.
Jos haluat varmistaa kulunvalvonnan tai maksujen siirron etukäteen, ota yhteyttä, niin käydään salisi tilanne läpi.
Aloitetaan
